Când începi pregătirea pentru NIS2, prima decizie practică este cu ce lucrezi: șabloanele Excel oficiale DNSC sau o platformă dedicată. Nu există un răspuns universal corect. Alegerea depinde de dimensiunea și complexitatea organizației tale. În acest articol facem o comparație echilibrată, ca să decizi în cunoștință de cauză.
Punctul de plecare: dovezi și registre
Indiferent de instrument, conformitatea NIS2 se sprijină pe același lucru: dovezi și registre corelate cu controalele CyFun. Trebuie să poți arăta că o măsură există, că funcționează și că ai probe în acest sens. Despre acest fundament am scris pe larg în dovezi și registre NIS2.
De aceea întrebarea nu este care instrument îți dă conformitatea, ci care te ajută să menții corect și la zi autoevaluarea, planul, registrele și dovezile. Ambele variante pornesc din același cadru CyFun și aceleași controale; diferă efortul de întreținere, riscul de erori și ușurința colaborării.
Merită spus clar de la început: nu există o obligație legală de a folosi o anumită platformă. Cerința este să poți demonstra conformitatea, nu să o demonstrezi cu un anumit tip de software. DNSC pune la dispoziție șabloane oficiale, iar o organizație le poate folosi integral. Alegerea dintre Excel și o platformă este, prin urmare, o decizie de eficiență și de risc operațional, nu una de conformitate în sine.
Comparație onestă: Excel vs platformă
| Criteriu | Șabloane Excel DNSC | Platformă dedicată |
|---|---|---|
| Efort | Mic la început, crește cu complexitatea | Setare inițială, apoi efort constant la scară |
| Risc de erori | Mai mare: copiere manuală, versiuni necorelate | Mai mic: legături automate între date |
| Actualizare la schimbări | Manuală, fișier cu fișier | Centrală, propagată în întreg sistemul |
| Colaborare | Dificilă cu mai mulți oameni | Mai mulți utilizatori, roluri, istoric |
| Dovezi și registre | Legate manual de controale | Legate direct de controale și de plan |
| Raportare | Construită manual | Generată din date |
| Cost | Gratuit | Pași de pornire gratuiti la Certudo |
Tabelul nu declară un câștigător absolut. Spune doar unde se simte fiecare factor. Pentru o organizație mică, efortul mic de la început al Excelului poate conta mai mult decât avantajele de scară ale unei platforme. Pentru una complexă, riscul de erori și dificultatea colaborării din Excel pot deveni mai costisitoare decât setarea inițială a unei platforme.
Când Excelul este suficient
Șabloanele oficiale DNSC sunt gratuite și, pentru multe organizații mici, perfect suficiente. Excelul funcționează bine când:
- Ai puține sisteme, o singură locație și puțini furnizori relevanti.
- Numărul de controale de acoperit este gestionabil manual.
- Puțini oameni lucrează la documentație, deci coordonarea este simplă.
- Contextul este stabil, cu puține schimbări de urmărit.
În aceste cazuri, o platformă poate fi un plus de confort, dar nu o necesitate. Important rămâne ca autoevaluarea, planul, registrele și dovezile să fie corecte și la zi, nu pe ce suport sunt ținute.
Când platforma face diferența
Pe măsură ce crește complexitatea, Excelul devine greu de întreținut și riscant. O platformă dedicată ajută mai ales la:
- Scară. Mai multe sisteme, locații și furnizori înseamnă mai multe controale și mai multe dovezi; o platformă le ține legate, nu împrăștiate în zeci de fișiere.
- Continuitate. Cerințele și contextul se schimbă în timp. O platformă propagă central actualizările, astfel încât o parte a documentației să nu rămână în urmă.
- Colaborare. Cu roluri, istoric și acces simultan, mai mulți oameni pot lucra fără să se suprascrie reciproc.
- Legătura dovezi, control, plan. Când fiecare dovadă este legată direct de controlul și de pasul din plan căruia îi corespunde, auditul devine mult mai ușor.
- Raportare. Rapoartele se generează din date, nu se construiesc manual de fiecare dată.
Platforma Certudo oferă gratuit pașii de pornire: încadrarea, analiza de risc, autoevaluarea maturității CyFun și planul de implementare. Astfel poți testa avantajele fără cost, înainte de a decide dacă ai nevoie de consultanță sau de funcții avansate.
Unde apar cele mai multe probleme cu Excelul
Excelul nu greșește singur; problemele apar din modul în care îl folosim la scară. În practică, cele mai frecvente dificultăți sunt:
- Versiuni necorelate. Când mai mulți oameni lucrează pe copii diferite ale aceluiași fișier, ajungi repede cu versiuni care nu mai coincid, iar auditul descoperă contradicții între documente.
- Dovezi rupte de controale. Într-un fișier, legătura dintre un control și dovada care îl susține există doar în mintea celui care a completat. Dacă acea persoană pleacă, legătura se pierde.
- Actualizări incomplete. Când se schimbă o cerință, trebuie modificate manual toate fișierele afectate. Este ușor să uiți unul, iar acel fișier rămâne în urmă fără ca cineva să observe.
- Lipsa istoricului. Excelul nu îți spune ușor cine a modificat ce și când. Pentru un audit, trasabilitatea modificărilor este un plus important.
Niciuna dintre aceste probleme nu este fatală pentru o organizație mică și disciplinată. Dar toate se amplifică pe măsură ce crește numărul de oameni, sisteme și schimbări.
Ce aduce în plus o platformă
Avantajul unei platforme nu este că îți dă conformitatea, ci că reduce efortul și riscul de a o menține corectă. Concret, o platformă dedicată:
- ține autoevaluarea, planul, registrele și dovezile legate între ele, astfel încât o modificare se reflectă peste tot;
- asigură trasabilitatea tuturor operațiunilor, prin înregistrarea automată a utilizatorului, a acțiunii și a momentului execuției;
- permite mai multor oameni să lucreze simultan, cu roluri și acces controlat;
- generează rapoarte din date, în loc să le construiești manual de fiecare dată;
- propagă central actualizările când se schimbă cerințele, reducând riscul ca o parte a documentației să rămână în urmă.
În platforma Certudo, acești pași de pornire sunt gratuiti, ceea ce înseamnă că poți experimenta avantajele fără să te angajezi la un cost înainte de a ști dacă îți sunt necesare.
Cum decizi practic
Alege în funcție de realitatea ta, nu de modă:
- Ești mic, stabil, cu puțini oameni și sisteme? Începe cu Excelul oficial DNSC; este gratuit și suficient.
- Ai complexitate, colaborare și nevoie de continuitate? O platformă îți va economisi timp și îți va reduce riscul de erori pe termen lung.
- Nu ești sigur? Începe gratuit cu pașii din platforma Certudo. Dacă descoperi că Excelul ți-ar fi fost suficient, nu ai pierdut nimic; munca de fond rămâne valabilă oricum.
Un criteriu practic bun este să te uiți la orizontul de timp. Conformitatea NIS2 nu este un proiect care se încheie la audit, ci un proces continuu: incidentele se raportează, riscurile se revizuiesc, măsurile se actualizează. Dacă privești doar primul audit, Excelul poate părea suficient. Dacă privești întreținerea pe mai mulți ani, cu schimbări de echipă și de context, avantajele de continuitate ale unei platforme cântăresc mai mult. Alege instrumentul potrivit nu doar pentru momentul de acum, ci pentru modul în care vei menține conformitatea în timp.
Poți vedea cum arată totul într-un singur loc pe pagina platforma NIS2, iar dacă vrei să pornești chiar acum, folosește instrumentul de încadrare și înregistrare.
Ai nevoie de ajutor să alegi între Excel și platformă pentru situația ta concretă? Scrie-ne și îți dăm o recomandare onestă, în funcție de dimensiunea și complexitatea organizației.
Întrebări frecvente
Pot face conformitatea NIS2 doar cu șabloanele Excel DNSC?
Da. Șabloanele oficiale DNSC sunt gratuite și pot fi suficiente pentru o organizație mică, cu puține sisteme și puțini oameni implicați. Important este ca autoevaluarea, planul, registrele și dovezile să fie corecte și la zi, indiferent de instrumentul folosit.
Când merită o platformă dedicată în loc de Excel?
Platforma devine utilă la scară: când ai mai multe sisteme, locații sau furnizori, mai mulți oameni care colaborează, nevoie de continuitate în timp și de o legătură clară între controale, registre și dovezi. Pe măsură ce crește complexitatea, Excel devine greu de întreținut.
Platforma Certudo costă bani?
Pașii de pornire (încadrarea, analiza de risc, autoevaluarea maturității CyFun și planul de implementare) sunt gratuiti în platforma Certudo, iar consultanța la autoevaluare este opțională. Separat, implementarea controalelor (tool-uri de securitate, efort, eventual consultanță la implementare) și auditul extern au costurile lor proprii.
Excelul oficial DNSC și platforma dau rezultate diferite?
Nu la nivel de cerințe: ambele pornesc din același cadru CyFun și aceleași controale. Diferă efortul de a le menține corecte, riscul de erori, ușurința colaborării și modul în care legi dovezile de controale.
Ce se întâmplă cu Excelul când se schimbă cerințele?
Cu Excel, actualizezi manual fișierele și riști versiuni necorelate. O platformă poate propaga schimbările central, ceea ce reduce riscul ca o parte a documentației să rămână în urmă.
Pierd ceva dacă încep cu Excel și trec apoi la platformă?
Nu neapărat. Munca de fond, adică înțelegerea controalelor și a dovezilor, rămâne valabilă. Trecerea la platformă înseamnă în principal reorganizarea informației într-un loc mai ușor de întreținut și de colaborat.