Ultima actualizare: octombrie 2026. Versiunea 1.1.
Confidențialitatea datelor tale este importantă pentru noi. Această politică explică, în mod transparent, ce date cu caracter personal prelucrează Certudo atunci când folosești site-ul certudo.com, instrumentele gratuite și serviciile noastre, în ce scopuri, pe ce temei legal, cui le divulgăm, cât timp le păstrăm și ce drepturi ai. Prelucrăm datele în conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR), cu Legea nr. 190/2018 și cu celelalte prevederi legale aplicabile.
1. Operatorul și datele de contact
Operatorul datelor cu caracter personal este Certudo S.R.L., societate de drept român, cu sediul social în Strada Pavel Roșca nr. 4, ap. 28, 400118 Cluj-Napoca, județul Cluj, România, înregistrată la Registrul Comerțului sub nr. J2026054524004, cod unic de înregistrare (CUI) 55592660 („Certudo", „noi", „operatorul").
Pentru orice întrebare privind protecția datelor sau pentru exercitarea drepturilor tale, ne poți scrie la privacy@certudo.com. Pentru aspecte generale, la hello@certudo.com.
2. Definiții
Date cu caracter personal: orice informații privind o persoană fizică identificată sau identificabilă (de exemplu nume, e-mail, telefon).
Prelucrare: orice operațiune efectuată asupra datelor (colectare, stocare, utilizare, transmitere, ștergere).
Persoană vizată: persoana fizică ale cărei date le prelucrăm.
Împuternicit: furnizorul care prelucrează date în numele nostru, pe baza instrucțiunilor noastre.
3. Cui se adresează politica
Această politică se aplică vizitatorilor site-ului, persoanelor care ne contactează sau folosesc instrumentele gratuite, reprezentanților și persoanelor de contact ale firmelor cliente sau potențial cliente. Serviciile noastre se adresează persoanelor juridice; nu ne adresăm și nu colectăm cu bună știință date de la minori.
4. Ce categorii de date prelucrăm
- Date de identificare și de contact pe care ni le transmiți prin formulare: nume și prenume, funcție, adresă de e-mail, telefon, denumirea firmei, CUI, sectorul de activitate și dimensiunea firmei.
- Datele de cont și cele introduse în Platformă: date de autentificare, funcția în firmă, răspunsurile din autoevaluare, tipul de entitate, precum și evidențele și documentele pe care le încarci.
- Conținutul comunicărilor: mesajele și solicitările pe care ni le trimiți.
- Datele introduse în instrumentele gratuite (încadrare, analiză de risc) și rezultatul preliminar, atunci când le trimiți prin formular. Documentele generate (de exemplu notificarea) se creează în browserul tău și se descarcă la tine, însă datele trimise prin formular ne sunt transmise și le stocăm într-o bază de date găzduită în Uniunea Europeană, pentru a te putea contacta și a-ți oferi serviciile.
- Date tehnice și de utilizare, minime, necesare funcționării și securității (de exemplu adresa IP în jurnalele serverului, tipul de browser) și o valoare salvată local în browser pentru notificarea despre cookie-uri.
Nu îți solicităm și nu colectăm categorii speciale de date (date „sensibile", precum date de sănătate). Te rugăm să nu incluzi astfel de date în mesajele pe care ni le trimiți.
Siglele și mărcile firmelor cliente sau ale partenerilor pe care le afișăm pe site sau pe Platformă sunt prelucrate ca elemente de proprietate intelectuală, pe baza licenței acordate prin Termeni și condiții, și nu constituie date cu caracter personal, cu excepția cazului în care o denumire include numele unei persoane fizice (de exemplu o persoană fizică autorizată).
5. Sursele datelor
În principal, colectăm datele direct de la tine, atunci când completezi un formular, folosești un instrument sau ne contactezi. Putem folosi și informații disponibile public despre firme și despre reprezentanții ori administratorii acestora (de exemplu din registre oficiale sau din alte surse publice), inclusiv pentru a prezenta serviciile noastre unor potențiali clienți, pe baza interesului nostru legitim de promovare către persoane juridice. Nu cumpărăm liste de date cu caracter personal, iar tu te poți opune oricând prelucrării în scop de marketing, scriindu-ne la privacy@certudo.com.
6. Scopurile și temeiurile legale ale prelucrării
- Pentru a răspunde solicitărilor tale (formularele de contact, parteneri, cariere și comanda de consultanță) și a-ți transmite oferte: pe baza demersurilor precontractuale la cererea ta (art. 6 (1) (b) GDPR) și, după caz, a interesului nostru legitim de a răspunde unei solicitări pe care tu ai inițiat-o (art. 6 (1) (f) GDPR). Nu îți cerem consimțământul pentru a-ți răspunde și nu folosim aceste date pentru marketing fără un consimțământ separat.
- Pentru a livra serviciile contractate și a comunica pe parcursul colaborării: pe baza executării contractului (art. 6 (1) (b) GDPR).
- Pentru a menține securitatea, integritatea și buna funcționare a site-ului: pe baza interesului nostru legitim (art. 6 (1) (f) GDPR).
- Pentru a ne îndeplini obligațiile legale (de exemplu contabile și fiscale): pe baza obligației legale (art. 6 (1) (c) GDPR).
- Pentru a prezenta serviciile noastre unor potențiali clienți (persoane juridice), folosind date de contact profesionale și informații publice despre firme și reprezentanții acestora: pe baza interesului nostru legitim de a ne promova serviciile (art. 6 (1) (f) GDPR). Te poți opune oricând acestei prelucrări, scriindu-ne la privacy@certudo.com.
7. Instrumentele gratuite și Platforma
Instrumentele de încadrare NIS2 și de analiză de risc inițială rulează în browserul tău: notificarea pre-completată pentru DNSC și fișierele generate se creează pe dispozitivul tău și se descarcă la tine. Atunci când trimiți formularul din instrument, datele introduse și rezultatul preliminar ne sunt transmise și le stocăm într-o bază de date găzduită în Uniunea Europeană, pentru a-ți răspunde și a-ți oferi serviciile.
Platforma se accesează pe bază de cont. Pentru aceasta prelucrăm datele contului (nume, e-mail, funcție, firmă, CUI), datele pe care le introduci (de exemplu răspunsurile din autoevaluare, tipul de entitate, evidențele și documentele încărcate) și datele tehnice minime necesare funcționării și securității. Le folosim pentru a-ți crea și administra contul, a genera scorul și planul, a păstra informațiile în contul tău și, dacă soliciți, a-ți oferi consultanță. Temeiurile sunt demersurile precontractuale sau executarea contractului (art. 6 (1) (b) GDPR) și interesul legitim de a asigura securitatea (art. 6 (1) (f) GDPR).
Când introduci în cont datele altor persoane (de exemplu reprezentanții, persoanele de contact sau utilizatorii firmei tale), pentru acele date TU ești operatorul, iar Certudo le prelucrează în calitate de împuternicit, în numele tău și pe baza instrucțiunilor tale. Condițiile acestei prelucrări sunt detaliate în Acordul de prelucrare a datelor, iar furnizorii pe care îi folosim sunt în Sub-împuterniciți. Pentru datele proprii (contul tău, comunicările cu noi), Certudo este operator, conform acestei politici.
Datele din Platformă, inclusiv scorul și planul, rămân în contul tău și sunt reutilizate în pașii următori de conformitate, fără a relua munca deja făcută.
8. Cookie-uri
Folosim exclusiv cookie-uri strict necesare. Detaliile sunt în Politica de cookies.
9. Cui divulgăm datele
Nu vindem și nu închiriem datele tale. Le divulgăm doar în măsura necesară și sub obligații de confidențialitate, către:
- Împuterniciți (sub-procesatori) care ne ajută să funcționăm: furnizorul de infrastructură cloud din Uniunea Europeană (Scaleway, Franța), pe care găzduim site-ul, Platforma, baza de date, e-mailul tranzacțional și API-urile generative de inteligență artificială; și serviciul firmeapi.ro, pentru verificarea datelor publice de firmă după CUI. Lista completă și actualizată este la Sub-împuterniciți.
- Un succesor în drepturi, în cazul unei fuziuni, achiziții sau reorganizări a Certudo, situație în care datele pot fi transferate entității care preia activitatea, cu menținerea nivelului de protecție și cu informarea ta.
- Autorități publice, atunci când avem o obligație legală de a le furniza datele.
10. Unde prelucrăm datele și transferuri în afara SEE
Găzduim și prelucrăm datele pe infrastructură situată în Uniunea Europeană (Scaleway, Franța): găzduirea site-ului, stocarea datelor trimise prin formulare, baza de date a Platformei și trimiterea e-mailurilor se realizează în interiorul UE. Fonturile, pictogramele și bibliotecile folosite pe site sunt servite local, de pe propriile noastre servere, fără apeluri către rețele externe de distribuție a conținutului. Datele tale nu părăsesc Spațiul Economic European. Dacă vom folosi vreodată un furnizor care prelucrează date în afara SEE, ne vom asigura că există garanții adecvate conform GDPR, de exemplu clauzele contractuale standard adoptate de Comisia Europeană sau o decizie de adecvare.
11. Cât timp păstrăm datele
- Solicitările de contact și de ofertă: pe durata soluționării și, ulterior, o perioadă rezonabilă de până la 24 de luni, pentru evidență și follow-up, dacă nu devin bază pentru un contract.
- Datele contului din Platformă: pe durata existenței contului și o perioadă rezonabilă ulterioară închiderii acestuia, după care le ștergem sau le anonimizăm.
- Datele aferente relației contractuale: pe durata contractului și ulterior conform termenelor legale de arhivare (de regulă 10 ani pentru documentele financiar-contabile).
- Datele prelucrate pe bază de consimțământ: până la retragerea consimțământului.
La expirarea acestor perioade, ștergem sau anonimizăm datele.
12. Decizii automate și profilare
Nu luăm decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată care să producă efecte juridice asupra ta. Rezultatele instrumentelor de încadrare și de risc, precum și planul de implementare generat în urma autoevaluării, au caracter orientativ: tu ești cel care le analizezi și decizi cum le folosești. Planul, politicile și procedurile pot fi generate cu ajutorul unor instrumente automate, inclusiv de tip inteligență artificială, care rulează pe infrastructură din Uniunea Europeană (prin Scaleway Generative APIs, model Mistral, cu inferență în UE; datele nu părăsesc UE și nu sunt folosite pentru antrenarea modelelor); rezultatele rămân orientative și sub controlul tău. Îți recomandăm să revezi rezultatele generate înainte de a acționa pe baza lor sau de a le depune.
13. Securitatea datelor
Aplicăm măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru a proteja datele împotriva accesului neautorizat, pierderii, alterării sau divulgării, adaptate riscurilor și naturii datelor prelucrate. Dacă descoperi o problemă de securitate, te rugăm să ne scrii la security@certudo.com.
14. Drepturile tale
În calitate de persoană vizată, ai următoarele drepturi, pe care le poți exercita gratuit:
- Dreptul de acces la datele tale și de a primi o copie a acestora.
- Dreptul la rectificarea datelor inexacte sau incomplete.
- Dreptul la ștergere („dreptul de a fi uitat"), în condițiile legii.
- Dreptul la restricționarea prelucrării.
- Dreptul la portabilitatea datelor.
- Dreptul de a te opune prelucrării întemeiate pe interes legitim.
- Dreptul de a-ți retrage oricând consimțământul, fără a afecta legalitatea prelucrărilor anterioare.
Îți poți exercita drepturile scriindu-ne la privacy@certudo.com. Îți vom răspunde în termen de cel mult o lună de la primirea cererii, termen care poate fi prelungit cu două luni pentru cereri complexe, caz în care te vom informa.
15. Plângere la autoritatea de supraveghere
Dacă apreciezi că prelucrarea datelor tale încalcă legea, ai dreptul de a depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), B-dul General Gheorghe Magheru nr. 28-30, sector 1, București, e-mail anspdcp@dataprotection.ro.
16. Modificări ale politicii
Putem actualiza această politică pentru a reflecta schimbări legale sau operaționale. Vom publica versiunea revizuită pe această pagină, cu data ultimei actualizări. Te încurajăm să o consulți periodic.