Înregistrarea la DNSC pentru NIS2: pași, documente și platforma NIS2@RO

Dacă organizația ta activează într-un sector acoperit de NIS2, unul dintre primii pași obligatorii este înregistrarea la DNSC. Acest ghid explică cine se înregistrează, ce date și documente pregătești, de ce ai nevoie de semnătură electronică calificată și cum depui notificarea prin platforma NIS2@RO.

Cine trebuie să se înregistreze

Obligația de înregistrare revine entităților esențiale și entităților importante identificate conform anexelor din OUG 155/2024, actul normativ care transpune Directiva (UE) 2022/2555 în România. Regula generală combină două criterii: sectorul de activitate și mărimea organizației.

• Activezi într-un sector vizat de anexele OUG 155/2024 (de exemplu energie, transport, sănătate, infrastructuri digitale, administrație publică, servicii poștale, producție, gestionarea deșeurilor și altele).
• Depășești pragurile de mărime pentru o întreprindere mijlocie, respectiv aproximativ 50 de angajați sau peste 10 milioane de euro cifră de afaceri anuală.

Există și situații în care o entitate se încadrează indiferent de mărime, prin natura serviciului furnizat (de exemplu furnizori de rețele publice de comunicații electronice, registre de nume de domenii sau prestatori de servicii de încredere calificați). Pentru a verifica rapid dacă intri sub incidența legii și în ce categorie, folosește instrumentul gratuit de încadrare sau citește cum distingi entitatea esențială de cea importantă.

Ce date și documente pregătești

Înainte de a intra în platformă, merită să ai pregătite informațiile de identificare și cele operaționale. În general, notificarea presupune:

• Datele de identificare ale organizației: denumire, cod unic de înregistrare (CUI), număr de ordine în registrul comerțului, adresa sediului social și, dacă diferă, adresa de corespondență.
• Datele reprezentantului legal și, dacă există, ale persoanei împuternicite să depună notificarea.
• Datele de contact ale persoanei responsabile de securitatea rețelelor și sistemelor informatice (responsabilul NIS), inclusiv adresa de e-mail și telefonul de contact pentru comunicarea cu DNSC.
• Sectorul și subsectorul de activitate din anexele OUG 155/2024, precum și codul CAEN relevant.
• Elementele care justifică încadrarea ca entitate esențială sau importantă (de exemplu numărul de angajați și cifra de afaceri).

Dacă ai deja o evidență clară a sistemelor și serviciilor pe care le operezi, completarea este mult mai rapidă. Instrumentul nostru de încadrare și înregistrare te ajută să structurezi aceste date și pregătește conținutul notificării, astfel încât să nu te blochezi la pașii din platformă.

Responsabilul NIS: cine este și ce rol are

Un element adesea neglijat la înregistrare este desemnarea responsabilului NIS, persoana de contact pentru relația cu DNSC pe tema securității rețelelor și sistemelor informatice. Rolul lui nu este doar formal: această persoană coordonează, în practică, pregătirea notificării, urmărirea termenelor, implementarea măsurilor și, la nevoie, raportarea incidentelor.

Pentru ca înregistrarea să fie utilă, responsabilul NIS trebuie să aibă un mandat clar din partea conducerii și date de contact funcționale, comunicate corect către DNSC (e-mail și telefon la care răspunde cineva). O cutie poștală generică, neverificată, poate însemna că o solicitare a autorității rămâne fără răspuns, cu toate consecințele care decurg de aici. În organizațiile mici, acest rol poate fi cumulat, dar responsabilitatea rămâne la nivelul conducerii, care aprobă și supraveghează măsurile.

Semnătura electronică calificată

Depunerea notificării și semnarea documentelor în platformă presupun o semnătură electronică calificată, emisă de un prestator de servicii de încredere calificat. Semnătura trebuie să aparțină reprezentantului legal sau persoanei împuternicite în mod expres. Dacă organizația nu dispune încă de o astfel de semnătură, aceasta este una dintre primele achiziții de făcut, pentru că fără ea procesul nu poate fi finalizat.

Platforma NIS2@RO: unde și cum se depune

Înregistrarea și depunerea notificării se fac exclusiv prin platforma NIS2@RO, platforma electronică pusă la dispoziție de DNSC. Nu există o cale alternativă pe hârtie sau prin e-mail pentru acest pas. În linii mari, fluxul este următorul:

• Accesezi platforma NIS2@RO de pe site-ul DNSC și creezi contul organizației.
• Te autentifici și completezi formularul de notificare cu datele pregătite în prealabil.
• Atașezi documentele solicitate și semnezi notificarea cu semnătura electronică calificată.
• Transmiți notificarea și păstrezi dovada depunerii (număr de înregistrare, confirmare).

Păstrarea dovezii de depunere este esențială: ea atestă momentul la care ți-ai îndeplinit obligația și reprezintă punctul de pornire pentru termenele ulterioare.

Ce urmează după notificare: decizia de încadrare

După depunerea notificării, DNSC analizează informațiile și emite o decizie de încadrare, care confirmă statutul de entitate esențială sau importantă și, implicit, regimul de obligații aplicabil.

Din momentul în care primești decizia de încadrare încep să curgă termenele pentru pașii următori. În practică, ai la dispoziție un termen scurt, de ordinul a 60 de zile, pentru a depune analiza de risc inițială, conform metodologiei DNSC (Ordinul 2 al OUG 155/2024). Urmează autoevaluarea maturității pe cadrul CyFun și planul de implementare. Poți parcurge primii pași gratuit cu instrumentul de încadrare și cu analiza de risc.

Pentru calendarul complet al obligațiilor și termenele asociate, vezi termenele NIS2 pe scurt.

Actualizarea datelor după înregistrare

Înregistrarea nu este un act singular, ci reprezintă o componentă a unui proces continuu. Dacă datele declarate se modifică, de exemplu se schimbă reprezentantul legal, responsabilul NIS, datele de contact, sediul sau elementele care au stat la baza încadrării, aceste modificări trebuie reflectate, de regulă prin actualizarea informațiilor în platformă. La fel, o organizație care crește și depășește praguri noi, sau care intră într-un sector vizat în urma unei schimbări de activitate, poate ajunge în sfera de aplicare chiar dacă inițial nu se încadra.

De aceea, merită să tratezi evidența datelor de conformare ca pe un proces viu: o revizuire periodică, cel puțin anuală, previne situația în care informațiile din platformă nu mai corespund realității. Aceeași disciplină te ajută și pentru celelalte obligații, de la analiza de risc la raportarea incidentelor.

De la înregistrare la conformitate reală

Înregistrarea este doar începutul. După ce ești în evidența DNSC, urmează partea de fond: analiza de risc, autoevaluarea de maturitate pe cadrul CyFun, implementarea măsurilor și pregătirea procedurilor de raportare a incidentelor. Pe scurt, parcursul tipic arată astfel:

• Analiză de risc asupra rețelelor și sistemelor informatice. Poți începe cu instrumentul gratuit de analiză de risc.
• Autoevaluare de maturitate pe cadrul CyFun adoptat de DNSC, pentru a vedea unde te afli față de nivelul cerut.
• Plan de măsuri și implementare proporțională cu riscul organizației.
• Analiză de decalaj (gap analysis) și, acolo unde este necesar, audit realizat de auditori de securitate cibernetică atestați DNSC.

Autoevaluarea CyFun și planul de măsuri sunt gratuite în platforma Certudo. Dacă ai nevoie de sprijin specializat, oferim și servicii de consultanță NIS2 și audit NIS2, ultimul fiind realizat de auditori de securitate cibernetică atestați DNSC.

Greșeli frecvente de evitat

• Să amâni înregistrarea pentru că termenul inițial a trecut. Obligația rămâne, iar întârzierea se poate sancționa.
• Să nu desemnezi clar responsabilul NIS și datele lui de contact, ceea ce îngreunează comunicarea cu DNSC.
• Să pregătești notificarea fără semnătură electronică calificată și să te blochezi la ultimul pas.
• Să tratezi înregistrarea ca pe un punct final, nu ca pe începutul unui proces continuu de management al riscului.

Vrei un prim reper clar în câteva minute, fără costuri? Verifică-ți încadrarea și pregătește notificarea cu instrumentul nostru gratuit, apoi discutăm despre pașii următori.

Verifică încadrarea și pregătește notificarea (gratuit)

Pentru o ofertă adaptată organizației tale, contactează echipa Certudo.