Ultima actualizare: octombrie 2026. Versiunea 1.1.
Acest Acord de prelucrare a datelor („Acordul", „DPA") face parte integrantă din Termenii și condițiile și se aplică atunci când folosești Platforma și introduci în ea date cu caracter personal ale altor persoane (de exemplu reprezentanții, persoanele de contact sau utilizatorii firmei tale). Pentru aceste date, TU (Clientul, persoana juridică) ești operatorul, iar Certudo este împuternicitul care le prelucrează în numele tău, conform art. 28 din Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR). Pentru datele proprii (contul tău, comunicările cu noi, marketingul), Certudo este operator, iar prelucrarea e descrisă în Politica de confidențialitate.
1. Părțile și rolurile
Operator: Clientul, persoana juridică titulară a contului, care decide scopurile și mijloacele prelucrării datelor pe care le introduce. Împuternicit: Certudo S.R.L., societate de drept român, cu sediul social în Strada Pavel Roșca nr. 4, ap. 28, 400118 Cluj-Napoca, județul Cluj, România, înregistrată la Registrul Comerțului sub nr. J2026054524004, cod unic de înregistrare (CUI) 55592660 („Certudo", „noi", „operatorul").
Acordul se încheie la acceptarea Termenilor, la crearea contului sau la începerea utilizării serviciilor, fără o semnătură separată. Dacă ai nevoie de un exemplar semnat sau de forma proprie a companiei tale, ne scrii la privacy@certudo.com.
2. Obiectul, durata, natura și scopul prelucrării
Obiectul și scopul: furnizarea Platformei și, după caz, a serviciilor de consultanță, conform Termenilor și Comenzii ori ofertei acceptate. Natura prelucrării: colectare, stocare, organizare, consultare, utilizare, generare de documente, transmitere către sub-împuterniciți și ștergere. Durata: pe durata contului și a colaborării, plus perioadele din secțiunea 9.
3. Tipurile de date și categoriile de persoane vizate
Categorii de date personale: nume și prenume, funcția, adresa de e-mail, telefonul, iar în documentele și evidențele pe care le încarci, orice alte date personale pe care alegi să le incluzi. Nu solicităm categorii speciale de date; te obligi să nu introduci astfel de date fără un temei legal propriu.
- Reprezentanții legali și persoanele de contact ale firmei, inclusiv responsabilul cu securitatea cibernetică și persoana de contact pentru monitorizare sau relația cu DNSC.
- Utilizatorii pe care îi inviți în cont și cărora le atribui roluri.
- Orice persoane fizice ale căror date apar în evidențele, documentele sau răspunsurile pe care le introduci.
4. Obligațiile Certudo ca împuternicit
Certudo se obligă, conform art. 28 (3) GDPR:
- să prelucreze datele numai pe baza instrucțiunilor tale documentate (inclusiv Termenii, acest Acord și utilizarea normală a aplicației), inclusiv la transferuri, cu excepția cazului în care o obligație legală ne impune altfel, situație în care te informăm în prealabil, dacă legea permite;
- să se asigure că persoanele autorizate să prelucreze datele s-au angajat la confidențialitate sau au o obligație legală de confidențialitate;
- să aplice măsurile tehnice și organizatorice adecvate pentru securitatea datelor, conform art. 32 GDPR (secțiunea 6);
- să respecte condițiile privind sub-împuterniciții de la secțiunea 5;
- să te asiste, prin măsuri tehnice și organizatorice adecvate, în îndeplinirea obligației tale de a răspunde cererilor persoanelor vizate (acces, rectificare, ștergere, restricționare, portabilitate, opoziție);
- să te asiste în respectarea obligațiilor din art. 32-36 GDPR (securitate, notificarea breșelor, evaluarea impactului, consultarea autorității), ținând cont de natura prelucrării și de informațiile de care dispune;
- la încetarea serviciilor, să ștergă sau să îți returneze datele, la alegerea ta, și să șteargă copiile existente, cu excepția cazului în care legea impune păstrarea (secțiunea 9);
- să îți pună la dispoziție informațiile necesare pentru a demonstra respectarea obligațiilor din art. 28 și să permită și să contribuie la audituri, conform secțiunii 8.
5. Sub-împuterniciți (sub-procesatori)
Ne autorizezi, cu titlu general, să folosim sub-împuterniciți pentru a presta serviciile. Lista actualizată este publicată la Sub-împuterniciți. Impunem fiecărui sub-împuternicit, prin contract, obligații de protecție a datelor cel puțin echivalente cu cele din acest Acord și rămânem răspunzători față de tine pentru respectarea lor.
Te informăm despre orice intenție de a adăuga sau de a înlocui un sub-împuternicit, prin actualizarea listei și, dacă te-ai abonat la adresa dedicată subprocesatori@certudo.com, prin e-mail, cu un preaviz rezonabil. Te poți opune, din motive întemeiate legate de protecția datelor, scriindu-ne la privacy@certudo.com; dacă nu găsim o soluție rezonabilă, poți înceta serviciile afectate.
6. Securitatea prelucrării
Aplicăm măsuri tehnice și organizatorice adecvate riscului, printre care: găzduire pe infrastructură din Uniunea Europeană, izolarea datelor pe fiecare organizație (multi-tenant), controlul accesului pe bază de roluri și autentificare (inclusiv 2FA opțional), criptare în tranzit, jurnalizarea acțiunilor, copii de siguranță și proceduri de restaurare. Detaliile rezonabile le punem la dispoziție la cerere, fără a periclita securitatea.
7. Breșe de securitate
Dacă luăm cunoștință de o breșă de securitate care afectează datele prelucrate în numele tău, te informăm fără întârzieri nejustificate, cu informațiile de care dispunem, ca să îți poți îndeplini obligațiile de notificare către autoritate și, după caz, către persoanele vizate.
8. Audit
La cerere scrisă rezonabilă, îți punem la dispoziție informațiile necesare pentru a demonstra conformitatea (descrieri ale măsurilor, certificări sau rapoarte, dacă există). Poți efectua un audit cel mult o dată pe an, cu un preaviz rezonabil, în timpul programului de lucru, fără a perturba activitatea și sub obligații de confidențialitate; costurile rezonabile ale auditului le suporți tu, cu excepția cazului în care auditul relevă o neconformitate semnificativă.
9. Durată, ștergere și returnare
Acordul produce efecte cât timp prelucrăm date în numele tău. La încetarea serviciilor, la cererea ta scrisă transmisă la privacy@certudo.com, îți ștergem sau returnăm datele, la alegerea ta, în termen de 30 de zile, și ștergem copiile, cu excepția celor pe care legea ne impune să le păstrăm (de exemplu documente financiar-contabile), caz în care prelucrarea se limitează la păstrare.
10. Transferuri în afara SEE
Prelucrăm și stocăm datele exclusiv în Uniunea Europeană și nu transferăm date în afara Spațiului Economic European. Dacă acest lucru s-ar schimba, vom aplica garanțiile cerute de GDPR (de exemplu clauzele contractuale standard) și vom actualiza lista sub-împuterniciților.
11. Răspundere și prevederi finale
Fiecare parte răspunde conform GDPR și Termenilor. În caz de neconcordanță între acest Acord și Termeni cu privire la prelucrarea datelor personale în numele tău, prevalează acest Acord. Acordul este guvernat de legea română. Prelucrarea pentru care Certudo este operator rămâne guvernată de Politica de confidențialitate.